تعد رسائل البريد الإلكتروني من أكثر سبل التواصل المستخدمة عالميًا مع مختلف الأفراد والشركات في جميع انحاء العالم. حيث تُتيح إمكانية إرسال رسالة واحدة إلى عدد كبير من المستلمين في الوقت ذاته، وفي عصرنا الحالي لا يوجد هناك من لا يمتلك بريدًا إلكترونيًا على أحد المواقع الشهيرة مثل Gmail أو Outllok أو Yahoo وغيرها. ذلك نظرًا لسرعته وكفاءته وسهولة استخدامه لتلخيص أهم النقاط التي جاءت في اجتماعك مع فريق عملك، أو إخبار مديرك بتحديث هام يخص المهام التي تعمل عليها، أو حتى تشرح شيئًا ما للموظفين الجدد لدى شركتك. وكلما كان البريد الإلكتروني مختصرًا وواضحًا ويناقش نقاطًا محددة، كان فعّالًا بشكل أكبر، فكيف تحقق تلك المعادلة؟
ما هو البريد الإلكتروني وما أهميته؟
يُعرّف البريد الإلكتروني بإنه نظام إرسال واستقبال الرسائل عبر شبكة الإنترنت، ويمكن أن تكون هذه الرسائل في أشكال عدة: رسائل نصية أو صور أو مقاطع فيديو، كما يمكن أن ترفق ملفات من أي نوع بحسب ما يدعمه مزوّد الخدمة لديك.
بشكلٍ عام، البريد الإلكتروني هو إرسال مجموعة من البيانات المخزنة على حاسوبٍ ما إلى حاسوب شخصٍ آخر أو مجموعة من الأشخاص عبر شبكة الإنترنت. إذا أردت تسجيل الدخول إلى حسابك البريدي، كل ما تحتاجه هو إدخال عنوان بريدك الإلكتروني وكلمة السر الصحيحة، ثم مزوّد الخدمة الذي تستخدمه لاستقبال وإرسال الرسائل.
ومن الناحية العملية، وبعيدًا عن التسويق بالبريد الإلكتروني وأهميته وفعاليته الفريدة، تساعدك أيضًا رسائل البريد الإلكتروني على تقديم العناية والرعاية اللازمة للعملاء بشكل شخصي كما تساعدك على إيجاد زوّار وعملاء جدد إذا كنت تمتلك متجرًا إلكترونيًا أو عملًا ناشئًا.
كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي
1. اكتب عنوانًا جيدًا
وظيفة العنوان في رسائل البريد الإلكتروني هي تلخيص ما سيتم ذكره فيه إلى جانب لفت انتباه مستلم الرسالة. احرص على الأخذ بالنصائح التالية عند كتابة عنوان البريد الإلكتروني: لا تترك خانة العنوان فارغة، فيتمّ تحويل رسالتك إلى صندوق البريد العشوائي أو الـ Spam.
اختر الكلمات المناسبة التي تعبّر عن محتوى رسالتك، حيث يمكنك مثلاً تضمين تاريخ معيّن إن كانت رسالتك عبارة عن تقرير أسبوعي.
أو أن تكتب طلبًا ما. أو تحدّد متى يتوجّب على مستلم الرسالة أن يردّ عليك.
2. اكتب متن الرسالة باختصار
لا تربك القارئ في أثناء قراءته لرسالتك، وافهم أنه على الأرجح لا يمتلك وقتًا إضافيًا ليقرأ رسالة بريد إلكتروني طويلة بلا داعي، لذا احترم وقته وتأكّد أن رسالتك إذا كانت طويلة فإنه من المحتمل ألا يؤدي بالإجراء الذي تنتظره منه بسبب التشتّت.
ربما يحتاج مستقبل الرسالة لبعض الوقت حتى يقرأ رسالتك بتمعّن، لذلك من الأفضل أن تجعلها مختصرة ومركّزة على الفكرة أو المعلومة أو الطلب الذي تحتاج إيصاله وبدون حشو. تأكّد أنك لا تذكر العديد من المعلومات في الآن ذاته حتى لا تجعل رسالتك طويلة زيادة عن اللزوم، أو يصعب قراءتها أو يصعب اتخاذ إجراء بناءً عليها.
عند تعديل رسالتك، أزل أي معلومات أو بيانات غير متعلقة بصلب الرسالة، واستخدم جمل مفيدة ومختصرة قدر الإمكان، وتأكّد من إزالة أي حشو. هذا سيجعل رسالتك أكثر اختصارًا وتحقق أكبر فائدة.
3. استخدم افتتاحية مناسبة
عادةً تبدأ رسالة البريد الإلكتروني الاحترافية بافتتاحيات رسمية مناسبة لنوعية مستقبل الرسالة، ويسهو بعضهم عن الاهتمام بالافتتاحية خاصةً في هذا العصر الذي تعوّد فيه الناس على إرسال مئات الرسائل النصية غير الاحترافية يوميًا.
ولكن عند كتابة بريد إلكتروني احترافي فإنها نقطة أساسية تأكّد ألا تغفل عنها.
لا يجب أن تحتوي افتتاحية رسالتك على أي جمل أو كلمات معقّدة، بل يجب أن تكون بسيطة بقدر الإمكان، وإليك ببعض الأمثلة:
- عزيزي [اسم المستقبل]
- مرحبًا [اسم المستقبل]
- تحياتي [اسم المستقبل]
- أهلًا بالجميع (في حالة مخاطبة فريق أو مجموعة من الأشخاص)
هناك بعض الأخطاء شائعة الاستخدام في أثناء كتابة الافتتاحية، تأكّد ألا تقع في أي منها عند كتابة بريد إلكتروني احترافي. تقع هذه الأخطاء بسبب استخدام اللهجة العامّية أو التحدث بصيغة ودّية زيادة عن اللازم، أو بسبب استخدام أسلوب عنيف. هذه بعض الأمثلة لما يجب عليك تجنّبه:
- كتابة الاسم بشكل خاطئ
- مرحبا!
- إلى من يهمه الأمر
- عزيزي\عزيزتي
علاقتك بالشخص الذي يستقبل الرسالة سوف تحدد أي من الافتتاحيات المذكورة أعلاه مناسبة أم لا، وكذلك ستحدد أول جملة يجب ذكرها في رسالتك، والتي يمكن أن تكون واحدة من الآتي:
- أتمنى أن تكون في أفضل حال
- أتمنى أن تحظى بوقتٍ جيد
- يسعدني التواصل معك
4. راعِ شعور المستلم
عندما تبدأ في كتابة رسالة بريد إلكتروني، تأكد أن أسلوبك في الكتابة يتناسب مع نوعية مستقبل الرسالة المستهدف. فمثلًا، إذا كنت تراسل زميل أو صديق لك تربطك به علاقة ودية، بالتأكيد ستكتب الرسالة بأسلوب ودي.
وعلى النقيض، إذا كنت تراسل مديرًا تنفيذيًا لشركةٍ ما لم تقابله من قبل ولم تتعامل معه على المستوى الشخصي قط، فتأكّد أن رسالتك كتبت بصورة رسمية ولا تحتوي على أي دعابة أو عبارات غير رسمية.
5. لا تنسَ تلخيص رسالتك قبل الختام
بعد الانتهاء من كتابة الافتتاحية ثم قلب الرسالة نفسه، يأتي حينها وقت الملخّص أو المختصر المفيد، وتكون هذه الفقرة مكوّنة من بعض الجمل التي تحمل في طيّاتها المغزى من الرسالة وتلخّص الهدف منها في عدة سطور قليلة.
سواء تريد توجيه القارئ نحو اتخاذ إجراء معين، أو تريد إنهاء المحادثة بشكلٍ طبيعي، هذه بعض الطرق المفيدة لإنهاء رسالتك:
- أتطلع للحديث معك بشكل أكبر
- من فضلك راجع المستندات المرفقة وأخبرني برأيك
دع نهاية الرسالة توجّه القارئ لما يجب عليه فعله تاليًا، وفي معظم الأحيان لا يكون هذا البريد الإلكتروني هو نهاية المحادثة كلها، بل أحيانًا يكون مجرد البداية.
6. تأكد من خلو الرسالة من الأخطاء
عند إنهاء كتابة بريد إلكتروني احترافي، ضع خاتمة في آخر رسالة البريد الإلكتروني. ومثلما ذكرنا أعلاه، اجعله أيضًا بسيطًا ومختصرًا ومحددًا، وهذه بعض الأمثلة على التوقيع المثالي.
- شكرًا لك
- شكرًا مجددًا
- أتمنى لك الأفضل
- أفضل التمنيات
كذلك لا تنس مراجعة رسالتك جيدًا، فلا شيء يبدو غير احترافيًا أكثر من رسالة بريد إلكتروني مملوءة بالأخطاء اللغوية سواء الإملائية أو من ناحية القواعد، وهذا سببًا قويًا لكي تراجع كل الرسالة مرة واثنتين قبل إرسالها وتتأكّد من تنقيح الأخطاء وتعديلها.
7. تابع مع المُرسل إليه
يستقبل معظم الناس العشرات من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا، لذلك من الممكن أن تفوتهم إحدى الرسائل أو يصل الأمر لعدم الرد عليها سهوًا. لذلك إذا لم تتلقَ الرد من المرسل إليه خلال يومين عمل، تذكّر أن تتابع معه وتذكّره ببريدك الإلكتروني.
من الممكن أن يرد عليك مستقبل الرسالة ردًا على هيئة استفسار أو سؤال على شيءٍ ما، وفي هذه الحالة تأكّد أن ترد عليه في أسرع وقتٍ ممكن، وإذا كنت تحتاج لوقتٍ طويل نسبيًا من أجل جمع المعلومات أو دراسة الموضوع، ففي هذه الحالة يجب عليك إبلاغه بأنّك ستتأخر في الرد عليه من أجل جمع أكبر كم من المعلومات والجواب على استفساره بالشكل الأمثل.
